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WEB会議、使い勝手を求めるならzoomよりもteamsの理由

 

ここ最近はすっかり会議といえばオンラインでのWEB会議というのが一般的になっていますね。

そして、WEB会議といえばzoomというのも定番化している感じなのですが、、

今回は、私がzoomではなくteamsを選ぶ理由と、圧倒的に「teamsのここが便利」という点を紹介しようと思います。

ZoomよりもTeamsの方が便利だと感じるポイント

参加しているデバイスの変更

zoomではできなくてteamsならできること。

その一つ目が「シームレスに参加しているデバイスを変更できる」ということ。

通常、zoomでWEB会議に参加している場合、会議中に来客があったとか、トイレに行きたいなどの突発的な事象が起きた場合の選択肢は「一時離席」となります。

では、teamsならどうかというと、もちろん「一時離席」という選択肢もあるのですが、さらにもう一つの選択肢があります。

それが「あるデバイスから別のデバイスに会議を転送する」という方法。

例えば、パソコンで会議に参加しているときにスマートフォンに会議を転送(切替)して「耳だけ参加」といった形で来客対応する。といったことが可能になります。

逆に、外出中にスマートフォンで会議に参加していたが、オフィス、もしくは自宅に到着したのでPCに会議を転送(切替)する。といった状況を想像する方がわかりやすいかもしれませんね。

※別のデバイスに会議を転送(切替)すると、自動的に最初のデバイスが会議を退出します。

いずれにしろ、途切れることなく会議中にデバイスを切り替えることができるのはzoomと比べたteamsの利点であることは間違いありません。

切り替えの方法は後ほど説明しますね。

二つ目のデバイスを追加

そして、もう一つのzoomではできなくてteamsならできること。

先ほどは「複数のデバイスで会議を転送する」ことができる。と書きましたが、実はteamsでは「複数のデバイスで会議に参加する」ことができるんです。

それならzoomでもできるでしょ。って言われそうですが、、、

zoomの場合は「複数のアカウントを使用して同じ会議に参加する」というのが正確ですよね。

※参加者に〇〇のサブといった具合に1人で2人分の表示枠が表示される状態になります。

teamsの場合は「同一のアカウントで複数のデバイスを使用して同一の会議に参加できる」んです。もちろん表示される枠も1つだけです。

では、これがなぜ便利で、私がteamsを押す理由なのかというと、そのメリットは画面共有を使ってプレゼン、もしくは講座を開催するときに「超絶便利」だからです。

以前のようにWEB会議は呼ばれて参加するだけ。とか、オンラインのイベントやセミナーの受講だけ。という使い方ならまだしも

WEB会議が日常になった今では、発言をすることも当たり前なら、資料を使ったプレゼンや説明をするのも当たり前となってきました。

そうなると、自分が画面を共有してお話しをする。というシチュエーションでの使い勝手にTeamsを使うメリットが出てきます。

その理由は何か?というと

資料を使って画面共有している時、自分の画面(レイアウト)と他の参加者の画面(レイアウト)が違うので、他の参加者からどう見えているのか?という不安を抱えることがよくあります。

この場合に、Teamsであれば、1台目のデバイスで資料を共有し、二台目のデバイスで参加者と同じ画面を使いながらお話しをする。ということが出来るようになるのです。

もちろん、マルチディスプレイの環境があれば、Zoomでも似たようなことは出来るのですが、ボタンの位置が変わったり、他の参加者の見え方が変わったりしますし、環境が整っている場所でならいざ知らず、外出先となるとなかなか思うようではありません。

デバイスの切替、追加の方法は以下のマイクロソフトオフィシャルサイトのサポートページでわかりやすく解説されています。

大切なのはどのツールであっても伝えるべきをきちんと伝えられるようにすること

そして、もう一つ重要、、というか、肝心なことがあります。

それは、web会議で何のツールを使うかについての決定権は主催者が持っている。

ということ。

テレワークとかweb会議がこんなに当たり前になったのは、世間がコロナ禍に見舞われたここ2年ほどの事なので、導入や利用が比較的簡単なZoomが広く浸透してきたという背景があります。

でも、これからはどうでしょうか。

コロナ対策という当面の対応だったはずの在宅勤務やwebを活用したコミュニケーションは既に期間限定のものではなく、恒久的な仕組みとして認知されています。

そうなってくると、Zoom、Teamsだけではなくもっと多くのサービスが増えてくると思います。

(いや、すでにたくさんのサービスがあるのですが。。。)

そうなると、多くの場合主催者にツールの選択権がある以上、多くのツールを使いこなすリテラシーを高めていくことが必要になりますね。

ビジネスの現場に限らず、重要な局面を迎えたときに

「そのツールは使ったことがないので参加できません。」なんて言えませんし、そのためにチャンスを失うなんて考えられませんからね。

なので、今回の投稿はあくまでも私が主催するときは「できる限りTeamsで開催する」そしてその理由は。という思いで記事を作成しました。

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