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上手な会議の進め方 会議準備を考える

会議に成果を求めるなら会議設計書が必須!!

 

なんの準備もせずに始まった会議が成果を出せるはずがありません。

会議は準備が7割とも9割とも言われているのはよく知られていることです。 しかし、その準備がきちんと行われないまま開催される会議が多いのもまた事実です。

何気なく始まり、思い思いに発言がなされ、結局何も決まらない。。。

その結果、次のアクションが先延ばしになり計画(プロジェクト)自体が前に進まない。。。

時間だけが浪費されて終わる会議は組織、団体にとっても大きな損失でしかありません。

開催する会議のスタートとゴールをきちんとイメージし、そこへ至るストーリーをデザインすることがたいせつになります。

会議デザイン、いわいる会議設計書を作成することが成果を出す会議の準備ということになります。

その会議の目的、決定すべき事項、そしてゴールを明確にしなければなりません

何のために会議をするのか?

実はここが曖昧なまま開催される会議が多いことに気づいていますか。

一口に会議と言っても、そのスタイルにはいくつかの種類があります。

  • 報告・連絡型会議
    • 参加者がそれぞれ必要な事項を報告し、それについて担当責任者が決裁を行うことが目的。
    • 会議、というよりは情報共有・決定事項確認の場と言った感じですね。
  • 意思決定型会議
    • 決められたテーマに対して参加者が意見を出しあい、最終的な意思決定を行うことが目的
    • 最終決定を行うのは担当責任者出る場合が多いですね。
  • 問題発見型会議
    • なんらかのトラブルに見舞われたときなどに「なぜそれは起こったのか?」という原因を深く掘り下げて本質的な解決策を探るといった場合にとられる会議スタイル。
    • 対症療法ではなく根本的な解決方法を探るのが目的
  • アイデア創出会議
    • いわいるブレインストーミングと呼ばれる会議スタイル
    • ある課題に対して短時間に集中している多くのアイデアを出すこと。その中から良いものを抽出することが目的となります。

などがその代表例です。

これらはそれぞれ、目的と目指すゴールが違います。

あなたが開催しようとする会議はどんな目的で、どんなゴールを描いていますか。

そして、その目的とゴールにふさわしい会議スタイルを選択していますか。

会議準備とは資料作成ではなく、全体を俯瞰した会議デザインと考えましょう

さて、それでは実際に会議を主催する時の準備について考えてみましょう。

会議の準備と行って思いつくのは、会議案内の作成や場所の確保などがありますが、本当に必要な会議の準備とは、会議設計書であることは前に述べました。

ただ、設計書と言ってもそんなに難しいものではありません。

要するに会議のスタートからゴールまでの道筋が見えていれば良いのです。

この道筋さえ見えていれば、会議の場でよくある脱線・そもそも論・沈黙・暴論などに柔軟に対応することができますし、素早い軌道修正も可能ですから想定しているゴールに会議を導くことが可能になります。

参考までに私が会議を準備するときに押さえているポイントをあげると

  • 会議の目的とゴールを明確にする
    • 特に大切にしているのは《ゴール》の方です
    • どうなればこの会議は終了できるのか。を大切にしています
    • 会議進行や時間配分も明確なゴールがあればこそ組み立てられると思っています
  • 終了時間を明確にする
    • 場所や参加者の制約で会議終了の目安が決まっていることは多いですが、ゴールに行き着く前に時間切れで会議が終わるのは本末転倒です。《この時間までにここまで決める》というメッセージが大切です。
  • 会議の内容をきちんとメンバーと共有する
    • 会議主催者だけが会議設計を把握していても目指すゴールに到達するのは難しいです。
    • 会議に参加するメンバーが《本気で会議に参加する》状態を作ることが大切です。
    • きちんと準備されていることがメンバーに伝われば《本気の会議》実現が見えてきます。

というように、会議を準備する=資料作成ではなくて、会議準備=会議全体のデザインと考える事が重要になります。

会議は発散の場ではなく、何らかの決定を得る場です。

目的とゴールを明確にして必要な会議成果を導き出すためにもきちんと会議を設計することを習慣化しましょう。

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